Cálculo y Procesamiento de la PTU en el Sistema Odoo

Objetivo

Este breve manual tiene como propósito guiar paso a paso a los usuarios del sistema Odoo en el cálculo correcto y procesamiento de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU), asegurando que las retenciones de ISR sean consistentes y cumplan con las obligaciones fiscales.

1. Acceso al sistema

Ingresa a tu cuenta de Odoo.
Dirígete al módulo de Nómina

2. Configuración del período de pago

Selecciona el período fiscal correspondiente al reparto de utilidades.
Establece la fecha de pago de la PTU, por ejemplo: 30 de abril (fecha límite establecida por la Ley Federal del Trabajo).

3. Configuración de la nómina de PTU

En la estructura de nómina, selecciona el tipo: PTU o Reparto de Utilidades.
Define la frecuencia como Extraordinaria, ya que es un pago no recurrente.
Asegúrate de que los conceptos estén correctamente configurados, incluyendo:
- Monto total de PTU a repartir.
- Parte exenta (15 UMAs).
- Parte gravada sujeta a ISR.

4. Generación de ejemplo de nómina

Genera una nómina de prueba con un empleado para revisar el cálculo.
Introduce un monto ejemplo de PTU, por ejemplo: $5,000 pesos.
Verifica que el sistema divida correctamente el monto exento y el gravado.

5. Cálculo del ISR sobre PTU

Para garantizar la coherencia en las retenciones de ISR, sigue estos pasos:

a) Identificación de la parte exenta

La parte exenta de la PTU equivale a 15 UMAs diarias.
- Ejemplo: 15 UMAs × valor UMA vigente ($108.57 en 2024) = $1,628.55 (exento).
- El resto del monto es gravado.

b) Cálculo del ISR sobre el monto gravado

Suma el monto gravado de PTU al resto de percepciones gravadas del mes.
Divide el total anualizable de percepciones gravadas entre 365 días y multiplícalo por 30.4 para obtener el monto mensual.
Usa la tabla mensual del ISR para ubicar:
- Límite inferior.
- Cuota fija.
- Porcentaje sobre excedente.
Calcula el ISR correspondiente y verifica que el sistema lo retenga correctamente.

Recomendación: Usa un archivo de Excel para validar manualmente este cálculo antes de confirmarlo en el sistema.

6. Revisión y ajustes

Compara los cálculos generados con ejemplos anteriores.
Revisa los valores exentos y gravados y asegúrate de que el ISR retenido sea consistente.
Realiza ajustes manuales si se detectan discrepancias relevantes.
Guarda un respaldo del cálculo y genera reportes para archivo contable y fiscal.

7. Errores comunes y cómo evitarlos

Error	Consecuencia	Solución
No considerar la parte exenta (15 UMAs)	Cálculo excesivo de ISR	Configurar correctamente la exención en la estructura de la nómina
No realizar el ajuste anual de ISR	Diferencias en la declaración anual del trabajador	Realizar el ajuste en la última nómina del año fiscal, incluyendo todas las percepciones gravadas
Calcular el ISR con tablas diarias	Retenciones incorrectas	Usar tablas mensuales al calcular ISR sobre montos extraordinarios

8. Buenas prácticas y recomendaciones

Validación en Excel: Antes de procesar la nómina real, verifica los cálculos con una hoja de Excel para detectar errores.
Revisión mensual: Realiza ajustes mensuales de ISR para reducir diferencias en el cierre anual.
Documentación interna: Conserva bitácoras de los cálculos de PTU y sus ajustes para auditoría interna o externa.
Simulación anticipada: Haz simulaciones de nómina con diferentes escenarios antes del pago real.

9. Resultados esperados

Al seguir correctamente este manual, los usuarios podrán:

Calcular y procesar la PTU de forma precisa en Odoo.
Garantizar que las retenciones de ISR sean coherentes y correctas.
Evitar errores comunes que afectan las declaraciones anuales de los empleados.
Cumplir con las obligaciones fiscales establecidas en tiempo y forma.